Waarom het nu het perfecte moment is om kritisch te kijken naar jullie huidige aanbieder en wat je aan stappen kunt zetten

Beste HR-professional, directeur of leidinggevende,

Jullie arbocontract is waarschijnlijk op 1 januari ingegaan, althans dat is bij 80% van onze opdrachtgevers zo. De vraag die je op dit moment zou moeten stellen, is niet: ‘werkt het?’ De juiste vraag is: ‘werkt het goed genoeg?’

Want ziekteverzuim kost elke dag geld. Medewerkers die ziek thuis zijn, een bedrijfsarts die niet of slecht bereikbaar is, een casemanager die je drie keer moet bellen voordat je een update krijgt — het zijn frustraties die HR-professionals en directeuren dagelijks ervaren. Maar vaak accepteren zij het. Je weet immers nooit wat je ervoor terug krijgt. Maar nu — halverwege 2026 — is precies het juiste moment om dat te doen. Niet volgend jaar. Nu.

Het stil lijdende contract: herken jij dit?

Veel organisaties zitten vast in een arbocontract dat “wel oké” is. Niet slecht genoeg om actie op te ondernemen, maar ook niet goed genoeg om echt het verschil te maken. Herken jij een of meer van de volgende situaties?

• Lange wachttijden bij de bedrijfsartsJe medewerker valt uit. En dan… begint het wachten. Soms twee, drie weken voordat er een bedrijfsarts beschikbaar is. In die weken tikt de klok door en de kosten ook.
• Casemanager niet bereikbaarJe belt, stuurt een e-mail, wacht op een reactie. Intussen loopt het verzuimproces door en vraag je je af of je voldoende op koers ligt voor de Wet verbetering poortwachter.
• Geen inzicht, geen rapportageJe weet niet hoe uw verzuimcijfers zich ontwikkelen. Er is geen kwartaalrapportage, geen strategisch overleg. Je stuurt blind.
• Preventie? Die komt er nooit vanBij de contractbespreking klonk preventie als een speerpunt. In de praktijk gaat alle energie naar brandjes blussen. Preventieve consulten worden niet ingepland, psychologische ondersteuning heeft maanden wachttijd.
• Dossiers die rammelenBij een eventuele WIA-keuring of geschil wil je dat jullie dossiers kloppen. Maar wie controleert dat eigenlijk? En wie trekt aan de bel als er een stap gemist dreigt te worden?

Als je twee of meer van bovenstaande situaties herkent: jullie arbodienst werkt onvoldoende voor jullie. Jullie werken voor het arbocontract.

⚠️  Wat staat er op het spel? De échte kosten van een onderpresterende arbopartner.

Verzuim kost Nederlandse werkgevers gemiddeld € 415 per zieke medewerker per dag (TNO, 2024). Dat is niet alleen loondoorbetaling — het zijn ook de kosten van vervanging, verlies van productiviteit, begeleiding en fouten in het proces. En bij langdurig verzuim lopen de risico’s verder op:

• Boetes en sancties bij WvP-overtredingen (loonsanctie UWV: doorbetaling jaar 3)
• Schade aan vertrouwen bij medewerkers en OR
• Burn-out en uitval die had kunnen worden voorkomen met vroege interventie
• Juridische geschillen door onvolledige dossiervorming
• Reputatieschade: medewerkers praten over hoe hun werkgever omgaat met ziekte

Een arbopartner die niet levert wat hij belooft, is dus geen leverancierskwestie. Het is een strategisch risico.

Waarom nú het ideale overstapmoment is

De meeste arbocontracten kennen een opzegtermijn van drie maanden, met een contractperiode van één jaar ingaand op 1 januari. Dat betekent: als je vóór 1 oktober 2026 opzegt, kun je per 1 januari 2027 met een nieuwe partner starten. Dat geeft jullie de tijd om het goed te doen. Niet overhaast, maar doordacht:

• Oriënteer rustig op alternatieven (júní – augustus)
• Vraag offertes aan en voer vrijblijvende kennismakingsgesprekken (september)
• Zeg tijdig op bij jullie huidige aanbieder vóór 1 oktober
• Bereid de overdracht voor: dossiers, systemen, lopende trajecten
• Start het nieuwe jaar met een partner die écht levert

Wacht je te lang? Dan zitten jullie weer een heel jaar vast en betalen jullie de prijs — letterlijk.

‘Schaduw draaien’: de slimme overgang

Een van de meest onderschatte risico’s bij een overstap is de continuïteit van lopende dossiers. Je wilt geen medewerker die halverwege een traject “kwijt” raakt in de transitie. De oplossing: schaduw draaien.

Wat is schaduw draaien?Dat betekent dat jullie nieuwe arbopartner alvast meekijkt in de aanloopfase — vóórdat de officiële overdracht plaatsvindt. Nieuwe meldingen worden al via de nieuwe werkwijze verwerkt. Lopende dossiers worden zorgvuldig overgedragen. Jullie HR-team raakt vertrouwd met het nieuwe systeem én de nieuwe contactpersonen. Zo starten jullie op 1 januari niet met een blinde vlek, maar met een vliegende start.

Bij ViaMensa Arbo begeleiden we dit transitieproces standaard. Van dossieroverdracht en systeemsynchronisatie tot kickoff met jullie HR-team en leidinggevenden. Wij zorgen dat er niets tussen de wal en het schip valt.

Wat maakt ViaMensa Arbo anders?

Wij zijn geen grootschalige arbodienst waar jullie organisatie een nummer is. ViaMensa Arbo is een betrokken organisatie van 25 professionals en specialisten, met meer dan 10 jaar ervaring in HR en ziekteverzuim. Onze kernbelofte is simpel:

“Wij verdienen niet aan uitval. Wij investeren in gezondheid.”

In de praktijk betekent dat:

• Geen wachtlijsten bij de bedrijfsarts — je kunt altijd snel terecht
• Vaste casemanager die jullie organisatie kent — geen anoniem callcenter
• Preventie als standaard, niet als bijzaak — denk aan psychologische intakes, PMO, vitaliteitsscan
• Maandelijkse arts-sparmoment voor HR en leidinggevenden
• Kwartaalrapportages en strategisch verzuimoverleg
• Snelle inzet van psycholoog zonder wachtlijst bij burn-out of stressklachten
• BlueVi (Visma) software voor transparante, AVG-proof dossiervorming

Onze aanpak levert aantoonbaar resultaat. Organisaties met structurele betrokkenheid en effectief leiderschap zien 81% minder ziekteverzuim en 43% minder verloop.

✅  Praktische overstap-checklistGebruik deze lijst om uw overstap gestructureerd te plannen.

Klaar voor een eerlijk gesprek? Wij komen graag bij u langs voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Geen verkooppraatje. Gewoon een open gesprek over waar en hoe het beter kan. 📞  085 – 401 82 00  ·  ✉️  info@viamensa.nl  ·  🌐  www.ViaMensa.nlOf plan direct een gesprek in via onze website.