Landelijk is er een forse stijging van ziekteverzuim waarneembaar en in de praktijk zien we vanuit ViaMensa dat er veelal te laat wordt ingegrepen door arbodiensten.

Hierover hebben we eerder al verschillende artikelen geschreven. Deze keer geven we graag het woord aan Ingrid Gödecke, HR-adviseur bij Sdu. Het bedrijf staat bekend als dé dienstverlener voor professionals die werken met wet- en regelgeving. Het Franse familiebedrijf Lefebvre Sarrut (waar Sdu onderdeel van is) is Europees marktleider op dit vlak. Met de slimme inzet van content, data en technologie ontwikkelt men innovatieve oplossingen die werkprocessen optimaliseren. De missie van de groep is om kennis beschikbaar te stellen voor een eerlijkere, efficiëntere en duurzame samenleving.

Vanuit Panthions’ optiek is het bedrijf een voorbeeld van hoe om te gaan met werkgeluk, medewerkerstevredenheid en verzuimpreventie. In dit artikel kijken we naar de manier waarop Sdu zorgt voor hun (zieke) medewerkers in de praktijk, maar ook hoe zij met preventieve trajecten in staat zijn een structureel laag ziekteverzuim te realiseren.

Structureel laag ziekteverzuim

Ingrid: ‘Ik herken de landelijke stijging van het ziekteverzuim niet zozeer bij Sdu, we hebben al jaren een laag verzuim: het schommelt zo rond de 4%. Dat heeft onder meer te maken met het hanteren van een intensief protocol rondom verzuimbegeleiding. De speciaal daarvoor ingerichte procedures werken vooral preventief. In de praktijk betekent dit dat we actief met signalen aan de slag gaan die bijvoorbeeld duiden op een mentale disbalans. Wanneer collega’s in de knel komen, door zaken in hun privésituatie of juist hier op het werk, dan zijn we er vroeg bij om erger te voorkomen. Met deze collega’s gaan we in gesprek om te voorkomen dat iemand langdurig uitvalt.’

Bewust kleine teams

‘Natuurlijk melden mensen zich ook bij Sdu weleens ziek, ook langdurig. Soms heeft dat te maken met een medische, fysieke diagnose. Dan is de situatie helder, want een dergelijke diagnose is objectief en niet beïnvloedbaar door ons als werkgever. We proberen dan op álle mogelijke manieren te ondersteunen. Datzelfde doen we uiteraard ook bij psychische klachten, daarin zit voor ons als werkgever qua intensiteit van begeleiding geen verschil. Het scheelt dat Sdu 320 medewerkers heeft, dat is voor ons goed te overzien en zo kunnen we ondersteuning bieden waar nodig. Daarnaast zijn de teams bewust klein van opzet. Binnen ons bedrijf zijn, mede als gevolg daarvan, relatief veel teamleiders actief en zij kennen hun collega’s heel goed, zowel zakelijk als privé. Wanneer er signalen zijn dat het niet goed gaat met iemand, dan is een kop koffie zó gedronken samen.’

‘Met signalen dat het niet goed gaat, bedoel ik bijvoorbeeld dat mensen wat vaker te laat komen of hun werk wat minder goed doen. Wij geven mensen daarin volop ruimte om knelpunten samen op te lossen, bijvoorbeeld als er in privé issues spelen. Wanneer de klachten werkgerelateerd zijn, dan kijken we naar hoe we de oorzaak van de ontstane klachten samen op kunnen lossen.’

Preventieve gesprekken met bedrijfsarts

‘Als iemand dreigt uit te vallen, nadat we zelf al initiatief genomen hebben om gesprekken te voeren en dat leidt nog niet tot het gewenste resultaat, dan plannen we preventief gesprekken in bij de bedrijfsarts. Of we voeren intern intensievere gesprekken. Soms kunnen we waardevolle tips geven aan de betreffende collega. Het gaat dan om zaken waar men zelf nog niet aan gedacht heeft, zoals het maken van een afspraak met de huisarts. Kortom, er zijn allerlei behulpzame interventies mogelijk om iemand aan boord te houden.’

Panthion als professionele partner

‘Panthion verzorgt voor ons de tweede spoortrajecten. Dat speelt een rol als mensen langdurig ziek zijn. Een dergelijk traject start ongeveer 9 maanden na de aanvang van het ziekteverzuim en dan in situaties waarbij er (nog) geen duidelijkheid bestaat over of mensen in hun eigen werk kunnen terugkeren op niet al te lange termijn. De wet Poortwachter schrijft dan voor dat je als werkgever uit moet kijken naar ander werk, zowel binnen als buiten de eigen organisatie’, aldus Ingrid. ‘Dit gedeelte, dat om speciale expertise vraagt, hebben we heel bewust uitbesteed, want dat doe je er zowel qua tijd als qua inhoudelijke kennis niet zomaar even bij.’

Vaste begeleider geeft veiligheid aan onze mensen

‘Het is heel prettig dat we dit gedeelte uitbesteed hebben, want wij weten natuurlijk wél precies wat er binnen Sdu aan werk beschikbaar is, maar hebben onvoldoende zicht op de mogelijkheden daarbuiten. Bij Panthion hebben ze die kennis wel. Ik kwam, en dat is inmiddels enkele jaren geleden, bij ze terecht via een arbeidsdeskundige waar ik al jaren zaken mee deed. Ik was op zoek naar een tweede spoordeskundige en zij raadde Panthion bij me aan. Al vrij snel na de start van de samenwerking viel me op dat ze het daar goed op de rit hebben. Ze komen hun afspraken na, zijn goed bereikbaar, communiceren snel en duidelijk over wat ze wel en niet doen en leveren hun voortgangsrapportages op tijd. Bovendien zijn de lijntjes kort: als er iets niet goed loopt dan trekken ze tijdig aan de bel om te overleggen. Verder, en dat vinden wij als opdrachtgever heel belangrijk, geven ze in de vorm van een vaste begeleider de veiligheid die onze mensen nodig hebben als ze een tweede spoortraject aangaan. Dat horen we ook terug van onze eigen collega’s die hem als empathisch en warm ervaren. En juist die veiligheid, die aandacht is ónmisbaar als je mentaal niet lekker in je vel zit en op zoek wilt of moet naar een nieuwe rol binnen Sdu of daarbuiten.’

‘De werkzaamheden van onze begeleider bij Panthion zijn breed: hij gaat onder meer het gesprek met onze collega aan, stelt een interesseprofiel op, praat over (soms onontdekte) competenties en talenten, bekijkt samen met onze collega zijn of haar cv, helpt om sollicitaties te schrijven en oefent met het voeren van sollicitatiegesprekken indien nodig’, vervolgt Ingrid.

Coach ook je leidinggevenden

‘We coachen onze leidinggevenden ook intern, want het kan nog best lastig zijn om het gesprek met die collega aan te gaan die duidelijk niet goed in zijn of haar vel zit, maar zelf zegt dat het prima gaat. Mijn ervaring is dat luisteren, doorvragen, maar vooral oprechte aandacht daarin, de belangrijkste vaardigheden zijn. Wanneer je als leidinggevende aangeeft dat je je zorgen maakt en dat je graag meedenkt in het bieden van oplossingen, dan valt het gevoel van schaamte dat er soms heerst bij de collega meestal snel weg.’

Tips voor andere organisaties

‘Zorg ervoor dat je actief aan vroegsignalering doet. Vang signalen op als afwezigheid, zowel mentaal als fysiek. Kijk goed naar hoeveel (of hoe weinig!) energie iemand uitstraalt, want dat zegt vaak meer dan duizend woorden. Maar ook fouten die in het werk gemaakt worden als gevolg van een verminderde concentratie, een net wat minder uiterlijke verzorging of zich plots afzijdig houden tijdens de lunch zijn signalen dat het wat minder goed met iemand gaat. En verder kan ik een partij als Panthion alleen maar aanraden, want naast het feit dat ze voor ons trajecten uitvoeren, fungeren ze ook als professionele sparringpartner voor die situaties die te maken hebben met verzuimbegeleiding in de breedste zin.’

Het draait om aandacht

‘Uiteindelijk is aandacht het sleutelwoord. Ga dus met je mensen in gesprek, weet wat ze meemaken, zowel zakelijk als privé. Kijk ook actief naar hoe iemand door het kantoor loopt en erbij zit tijdens meetings. En als je twijfelt, drink dan een kop koffie samen. Kies ook bewust je thuiswerkbeleid. Bij Sdu hanteren we de 50%-regel, maar in de praktijk werkt het gros van onze mensen veel meer dan de helft van hun werktijd op kantoor. Want daar begint het: bij elkaar fysiek in de ogen kijken en het oprecht tonen van interesse in de ander’, besluit Ingrid.

Ook aan de slag met een professionele partner voor HR- en loopbaanvraagstukken aan je zijde? Neem contact op via info@viamensa.nl of bel met 085 401 8200.